AIチャットボットが回答できなかったときに管理者にメールを送る方法​

AIチャットボットが質問に回答できなかった場合、自動的に管理者にメール通知を送る機能を設定することができます。 これにより、ボットが対応できなかった質問を素早く把握し、FAQの改善やボットの学習に活用できます。

📌 ご利用可能プラン: この機能は SMALLBIZプラン以上 でご利用いただけます。

設定手順​

１）タグの取得​

サポート問い合わせフォームから運営事務局に「送信元アドレス」「送信先アドレス」を連絡し、メール送信用置き換えタグを受け取って下さい。

（サーバーへの負荷削減とスパム行為防止のため、特定のアドレスのみ許可する方式となっておりますのでご了承下さい）

メール送信用置き換えタグは、「{ses_mail:xxxxxxxxxxxx}」という形式です。

２）「シンプル返信ボット」へのメール送信用置き換えタグの設置​

シンプル返信ボット設定画面で以下の設定を行います：

• ※ (.*) は任意の文字列という意味です
• ※ 優先度は最も低く設定することで、他のボットが応答しなかった場合のみメール送信されます

詳細はシンプル返信ボットのドキュメントをご参照ください。

３）「簡単FAQボット」FAQ表の作成​

簡単FAQボット設定画面でAIがチェックする対象のQA表を作成して下さい。 ここのなかに良い回答がなかったときに、メールを送信するようにします。

詳細は簡単FAQボットのドキュメントをご参照ください。

４）「簡単FAQボット」FAQの詳細設定​

FAQの「FAQ詳細設定」右端の矢印を開き、「結果無し返信文言」に「<%ignore%>」と入力して[保存]します。

※これで、FAQに良い返信がない場合はここでは返信せず、シンプル返信の次の優先度に進んで返信をすることとなります。

５）「シンプル返信ボット」への返信タグの設置​

以下のいずれかの設定を行います：

通常のFAQボットとして利用する場合

• ※ (.*) は任意の文字列という意味です
• ※ 0.6の部分は0.1~0.9の返信しきい値（60％以上のマッチ率のQAが無い場合は「返信が見つからない」と判断）
• ※ ◯◯◯◯はFAQ番号

デフォルト生成AIをあわせて返信させる場合（※要デフォルト生成AI設定）

ChatGPTをあわせて返信させる場合（※要ChatGPT設定）

これで、もしQA表に指定したパーセント以上のマッチ率となるQA項目がない場合、２で設定した内容でメールを送ります。

活用例​

• お客様からの新しい質問パターンの収集

  • 既存のFAQでカバーできていない質問を把握し、コンテンツを充実させる

• ボットの改善点の早期発見

  • 頻繁に回答できない質問のパターンを分析し、プロンプトや学習データを改善

• 緊急対応が必要な問い合わせの検知

  • 重要な問い合わせに対して人間のオペレーターが迅速に対応できる体制を構築

注意事項​

• メール通知が大量に発生しないよう、なるべくしきい値を下げておくことをお勧めします
• メール通知が大量になる場合は、運営事務局からご連絡して変更対応をお願いする場合があります。またはメール送信を一時停止させて頂く場合が有ります。
• 個人情報を含む内容をメールで送信する場合は、セキュリティに十分注意してください
• テスト環境で十分に動作確認を行ってから本番環境に適用してください

生成AIのアシスタント機能​

Botbird for Businessは、OpenAI社のassistant機能が使えるようになりました。
この記事では、簡単なアシスタントボットの作り方をご紹介いたします。

基本的な設定方法と使い方は、以下のマニュアルに記載しています。

接続設定

アシスタント機能

子育て支援アシスタント​

今回は、京都市様のWebページの資料を参考に、行政の子育て支援制度について回答するアシスタントを作ります、

事前準備​

アシスタントに提供する資料を準備します。
今回は、以下のサイトから関連するWebページをpdf化して利用させていただきました。

https://www.city.kyoto.lg.jp/hagukumi/page/0000291482.html

基本設定​

新規アシスタントを作成する場合には、「生成AIアシスタント一覧」で「（生成AIアシスタントの新規作成）」を選択してください。

詳細設定​

(1)生成AIアシスタント名​

生成AIアシスタント名は、分かりやすい名称をつけていただければ良いですが、一つ注意点があります。
アシスタントは、APIキーの属するOpenAIのプロジェクト単位で共有されます。

APIキーを発行する際に、プロジェクトを設定（選択）することになりますが、同じプロジェクトで発行されたAPIキー間ではアシスタントが全て共有されてしまいます。 この結果、間違って他の人が作ったアシスタントを編集してしまう可能性もあります。
複数人で利用される場合には、アシスタント名の命名規則を決めておく方が良いかと思います。

(2)生成AIアシスタントの説明プロンプト​

生成AIのプロンプトは、できるだけ具体的に書くことが良いとされています。 また、いくつかの例を示すと良いとも言われています。

今回は、以下のように設定してみました。

• 役割：あなたは京都市の子育て支援botです。 提供されたファイルに基づいて、利用者の相談に答えます。

• 形式：回答は簡潔に、一般の方にも分かりやすくしてください。

• ルール１；資料に含まれない情報や、URL、電話番号、などは提供しないでください。

• ルール２：問い合わせ先を聞かれた場合には、、最初に住む地域（区）を訪ねてください。
  その後、「京都市：各区役所・支所 保健福祉センター一覧.pdf」に基づいて、問い合わせ先を間違えなく答えてください。

• ルール３資料にないことを聞かれた場合には、「わかりません」と言って、以下の総合窓口に相談するように伝えてください。

  京都市はぐぐみ創造推進室
  ・企画総務担当: 075-xxx-xxxx
  ・児童施設監査指 導担当:075- xxx-xxxx
  ・はぐくみ文化創造発信担当:075- xxx-xxxx

(3)ファイルアップロード​

「ファイル情報検索の利用」をOnにして、「情報検索用ファイル一覧」からファイルをアップロードします。
今回pdf化したファイルの一覧は以下の通りです。

京都市：京都市が実施する子どもの定期予防接種について.pdf
京都市：児童福祉センター概要.pdf
京都市：児童手当について.pdf
京都市：【福祉医療】子ども医療費支給制度.pdf
京都市：未熟児養育医療給付事業.pdf
京都市：ファミリーサポート事業.pdf
京都市：京都市子育て支援短期利用事業（ショートステイ・トワイライトステイ）.pdf
京都市：一時預かりの御案内.pdf
京都市：病児・病後児保育の御案内.pdf
京都市：乳幼児親子のつどいの広場（京都市子育て支援活動いきいきセンター）.pdf
京都市：児童館事業・学童クラブ事業.pdf
京都市：京都市内の保育施設・事業所情報一覧.pdf
京都市：京都市子ども・若者総合相談窓口.pdf
京都市：障害福祉施策情報 - 相談等の窓口.pdf
京都市：学童う歯対策事業について.pdf
京都市：令和5年度京都市高校進学・修学支援金支給事業.pdf
京都市：児童扶養手当.pdf
京都市：【福祉医療】ひとり親家庭等医療費支給制度.pdf
京都市：【教育相談電話】親と子のこころのほっとライン.pdf
京都市：京都市子育てインデックス～年齢別の主な制度早見表～.pdf
京都市：子ども若者はぐくみ局.pdf
京都市：新生児聴覚検査について.pdf
京都市：出産育児一時金の支給について.pdf
京都市：第三子以降及び多胎の出産をサポート！産前産後ヘルパー派遣事業.pdf
京都市：入院助産制度.pdf
京都市：各区役所・支所 保健福祉センター一覧.pdf
京都市：出産後の支援.pdf
京都市：産後のお母さんをしっかりサポート！京都市スマイルママ・ホッと事業（産後ケア事業）について.pdf
京都市：妊産婦への支援.pdf
京都市：京都市出産・子育て応援事業について.pdf
京都市教育委員会事務局：京都市立小学校・中学校・小中学校の就学援助制度について.pdf
京都市教育委員会事務局：その他の就学奨励.pdf

デモサイト​

今回作成したアシスタントは、以下のサイトでご確認いただけます。 子育て支援アシスタント

生成AIを切り替えながらチャットボットを利用するには？​

2023年の生成AI普及以降、様々なバージョンのテキスト生成AIがリリースされてきました。 Botbird for Businessでは、会話の用途によって利用する生成AIやプロンプトを変更しながら、チャットボットとの会話を行うことが可能です。

下にシナリオ作成方法の例を記載しますので、ご参考にしてください。

STEP1 生成AIを切り替える「シナリオボット（選択肢ボット）」と初期シーンを作成する

STEP2 シナリオボットの選択肢の中で、{set_var} 置き換えタグを利用して選択した生成AIの種類を変数に記録する

STEP3 シナリオボットの初期シーンに、各AIに設定変更する選択肢を作成する。

STEP4 シンプル返信ボットで、上記の変数に応じた{if}文で生成AI呼び出しを行う。

STEP1 生成AIを切り替える「シナリオボット（選択肢ボット）」と初期シーンを作成する​

メニューから「メッセージ設定」→「シナリオボット」を選び、新しいシナリオを作成します。

新しいシナリオでは、まず「どのAIに変更しますか？」という初期シーンを作成しておきます。

シナリオボット作成の詳細は、下記のヘルプページをご確認下さい。

シナリオボット

STEP2 シナリオボットの選択肢の中で、{set_var} 置き換えタグを利用して選択した生成AIの種類を変数に記録する​

AI選択後のシーンとして、例えば{set_var:ai:gpt4}のような置き換えタグを利用し、設定を変数に記録します（この例では、”ai”という変数に”gpt4″という設定を記録します。）

STEP3 シナリオボットの初期シーンに、各AIに設定変更する選択肢を作成する。​

STEP1で作成した初期シーンを選択し、右側の選択肢に、STEP2で作成した次シーンへ誘導する選択肢ボタンを作成します。

STEP4 シンプル返信ボットで、上記の変数に応じた{if}文で生成AI呼び出しを行う。​

シンプル返信ボットを開きます。

まず、このAI変更シナリオボットを起動するシンプル返信を作成します。（ここでは「aitest04」という文言で起動するようにした例です。任意の検索ワードに変更して下さい。）

次に、変数に記録されたAIの設定に応じて返信を切り替えるシンプル返信を作成します。 ここでは、

• {if}文での変数呼び出し
• {chatgpt_faq_2}等のタグにより、AIモデルや追加プロンプトを指定しての生成AI呼び出し

の2種類の置き換えタグを利用します。

• if文は、「{if:%get_var:ai:%==”gpt4″,返信文言}」というように、get_var（変数取得）命令と共に利用します。この例は、「aiという変数が「gpt4」だったら、返信文言を返す」という意味です。

• chatgpt文は下記のように利用します。

「{chatgpt_2:{match0-1}:gpt-4-turbo-preview::::追加プロンプト}」
   ※コロン(:)の数を間違えないように記載下さい　　　　　
   ※{match0-1}は、シンプル返信の検索ワード正規表現(.*)、つまり入力文言すべてを取得してChatGPTに送るための置き換えタグです。
   
「{chatgpt_faq_2:FAQ番号:{match0-1}:gpt-4-turbo-preview::::追加プロンプト}」
　　※簡単FAQを併用したRAG機能を利用する場合

「{azureopenai_2::{match0-1}:gpt-4::::追加プロンプト}」
　　　※{match0-1}の前のコロン(:)の数はこちらは2つですのでご留意下さい。
「{azureopenai_faq_2:FAQ番号::{match0-1}:gpt-35-turbo::::追加プロンプト}」
     ※簡単FAQを併用したRAG機能を利用する場合

　※ClaudeやGemini PRO も同様のタグが準備されていますので、詳しくはお問い合わせ下さい。

以上で、生成AIの切り替え機能が実現できます。上記の設定はあくまで例ですので、ご利用の用途に合わせてシナリオをアレンジ下さい。